Etäpalaverointi on tehokkaampaan kuin perinteinen palaverointi!

Työpiste lehdessä nostettiin keväällä esille etäpalaverien ongelmia. Jäin pohtimaan asiaa, miksi etäpalavereista on huonoja kokemuksia ja toisaalta pitäisikö ajatella digisti ja valjastaa tässäkin digitalisaatio tehokkaampaan käyttöön?

Kun yli 10 vuotta sitten olin ottamassa etäpalaverointia käyttöön, niin se oli erittäin positiivinen ja iso muutos, yhteisöllisyys ja yhteenkuuluvuus lisääntyivät todella paljon. Silloin oli käytössä Skype kuvan tai näytönjaon kanssa. Samoihin aikoihin mikrofonikaiutin laitteet kehittyivät niin, että oli mikki ja kaiutin pystyivät olemaan yhtä aikaa päällä, eli pystyi puhumaan toisen päälle, joka mahdollisti oikeasti vuorovaikutuksellisen etäpalaveroinnin.

Miten tilanne on muuttunut 10:ssä vuodessa? Vaihtoehtoja on tullut, mutta kuinka moni pitää etäpalaverin Skypellä näytönjaon kanssa, ehkä chat-toimintoa hyödyntäen? Aika pieni muutos 10v:ssä, kun muuten digitalisaatio on ottanut isoja harppauksia. Onneksi Skype for Businessen kehitys on lopetettu ja Microsoft ajaa väkisin meitä pohtimaan etäpalaverointia uudestaan.

Otetaan esimerkki kotoa, kuinka monen perheessä pelataan digipelejä? Juttelin tyttären poikaystävän kanssa etäpelaamisesta ja olisiko kuitenkin mukavampi pelata samassa tilassa. Vastaus oli odotettu, eli parempi etänä. He eivät pelaa toisiaan vastaan, vaan tiiminä, kommunikoiden koko ajan ja täydentäen toisten havainnointia ja ajatuksia. Eikös tämä kuulosta ideointipalaverilta? Kuitenkin niin, että kaikilla on tussi yhtä aikaa kädessä. Jolloin kaikki voivat sekä ideoida että kirjata ajatuksensa tussitaululle omaan tahtiin, ei vain yksi kerrallaan. Mitenkä tämä taas eroaa Microsoftin Surface Hub, Microsoft Whiteboard ajatuksesta – ei oikeastaan mitenkään.

Jos taas ajatellaan sitä ryhmän hiljaisinta, niin oman kokemuksen mukaan hänelle pitää tehdä tila, ihan riippumatta onko kyse perinteisestä vai etäpalaverista. Palaverin vetäjältä on ennenkin vaadittu taitoja saada ”kaikki irti osallistujista”. Näitä taitoja tarvitaan etäpalaveroinnissakin, mutta koska etäpalaveroinnin dynamiikka on ”hieman” erilainen kuin perinteisen palaverin, niin palaverin vetäjä tarvitsee etäpalaveroinnin vetämisen taitoja.

Perinteiseisissä palavereissa kokous on dynamiikaltaan ja käytetyiltä työkaluiltaan ihan erilainen kuin ideointipalaveri, näin pitäisi olla myös etäpalaveroinnissa. Eli etäideointipalaverissa pitäisi olla ihan eri säännöt ja työkalut, kuin etäkokouksessa. Vai miten käytännössä?

Onko periaatteessa kaikki kunnossa: IT on hoitanut hienot laitteet neukkariin ja niiden käyttöohjeen, HR palkannut talentteja eri toimipisteisiin, firman ohjeet kannustavat etäpalavereihin kustannussyistä jne. Vai puuttuuko yhtälöstä taho, jonka vastuulle kuuluu tiedon virtaus, työskentelyä tukeva yhteisöllisyys, uuden tiedon luonti eli myös etäpalaveroinnin tuloksellisuus?

Maailmalla on henkilöitä CKO (chief knowledge officer) tittelillä. CKO:n rooliin lähtökohtaisesti sisältyy myös etäpalaveroinnin tuloksellisuus.  Suomessa useassa yliopistossa opetetaan tietojohtamista. Kirjoittaja on viime talvena opiskellut LUT:n tietojohtaminen ja johtajuus maisteriohjelmassa ja osallistunut mm. professori Blonkvistin Organizing in Knowledge-Based Networks -kurssille, jossa hyödynnetään uusia etäpalaverointi ja yhteisöllisyystapoja ja työkaluja.

Pitäisikö meilläkin olla yrityksissä tiedon kokonaisjohtamisesta vastuun ottava rooli? Minusta pitäisi, ainakin joko johtamisroolina tai johtoryhmän vastuutettu roolina.

Vastaa