Kaikki tieto löydettävissä 10 sekunnissa?

Jatkan aloittamaani pro gradu -tutkielmassani esille tulleiden parhaiden käytäntöjen esittelemistä. Tässä käytännössä on taustalla kuvassa 1 oleva tietoprosessi. Ensinnäkin tietoa on hyvin erilaista, osa tiedosta vain tallentuu, eikä koskaan pääse prosessissa pidemmälle. Pääosa tiedosta, joka liikkuu prosessissa eteenpäin, on tallennettu vain kerran, mutta sitä haetaan, jaetaan ja hyödynnetään useita kertoja. Tämä paras käytäntö liittyy tiedon löytymisen haasteeseen ja on seuraava: kaikki tieto heti (= alle 10 sekunnissa) käytettävissä. 10 sekuntia tuntuu pitkälle ajalle, mutta jos aika käynnistyy tarpeen tunnistamisesta ja päättyy tiedon saamiseen, niin eikö 10 sekuntia ole todella lyhyt aika? Toki oletuksena tässä on, että olemme tietokoneen tai mobiililaitteen ääressä valmiina.

Kuva 1. Tietoprosessi

Lotus Notes ratkaisi tiedon löytymisen haastetta jo 20 vuotta sitten, miksei tämä edelleenkään ole itsestäänselvyys? Näkisin yhdeksi syyksi tiedon määrän ja sen kompleksisuuden kasvamisen. Tietojärjestelmät juttelevat keskenään huomattavasti enemmän, kuin 20 vuotta sitten, mutta onko liitynnät tehty lähinnä datan näkökulmasta eikä niinkään tiedon käyttäjän näkökulmasta?

Olen käynnistänyt Työterveyslaitoksen BI-raportoinnin, joka jo tässä vaiheessa on muodostanut aivan uudenlaisen datan käytettävyyden.

  • Kone yhdistää HR-järjestelmän ja ERP:n dataa niin että käyttäjät saavat huomattavasti aikaisempaa tarkempaa tietoa.
  • Kone jalostaa datan uudenlaiselle tasolle.
  • Samalla käyttäjäystävällisyys on noussut aivan uudelle tasolle.
  • Viime syksyn aikana pääjohtajamme nosti kahdessa tiedotustilaisuudessa esille muutoksen

Mutta BI-raportoinnissa on pääosin kyse ”vain” numeerisestä tiedosta. Dokumentteja ja kortistotyyppistä dataa ei pääosin tarvitse jalostaa pidemmälle, mutta toisaalta kaikki data pitäisi olla helposti ja nopeasti löydettävissä. Googlen haku osaa arvata mitä haemme, mutta googlen kohdalla useimmiten haemme tiedon murusia äärettömästä tietomäärästä. Yrityksen sisäisessä haussa usein tarve on löytää jokin tietty dokumentti tai tietokortti. Esimerkiksi laatukäsikirjan kohdalla emme etukäteen välttämättä tiedä mitä dokumenttia haemme, mutta löydettyämme oikean dokumentin tunnistamme, että juuri tätä dokumenttia haimme.

Miksi tieto ei ole löydettävissä? Voisin hakea vastausta kahdesta suunnasta: Tieto on hajautunut useaan järjestelmään, eikä ole nähty tarpeelliseksi rakentaa hakukerrosta tms. tietovarastojen päälle. Toinen suunta on kokonaisvaltaisen näkemyksen puuttuminen muutoshankkeissa. On huomattavasti helpompi tuottaa jokaista tarvetta vastaava ratkaisu, esimerkiksi per asiakirjatyyppi, kuin nousta helikopterilla ylös ja katsoa kokonaisuutta käyttäjän silmin. Käyttäjältä ei voi edellyttää, että osaisi kertoa etukäteen miten kokonaisuus pitää rakentua uudessa järjestelmässä. Hän kyllä tietää vaatimukset, mutta eihän hänellä voi olla käsitystä miten sen toiminnallisuus, jota ei vielä ole edes suunniteltu, toimisi.

Kokemuksesta tiedän, että vaikka pystyy näkemään kokonaisvaltaisen vision, niin siitä on vielä pitkä matka onnistuneeseen lopputulokseen. Visio ei ole konkreettinen, hyvin sanoitettu toimintasuunnitelma, se on ajatus, näkemys ja tunne. Täytyy olla luja usko itseensä ja kyky toimia epävarmuudessa, jotta visiota pystyy pala kerrallaan konkretisoimaan ja johtamaan kokonaisuutta.

Mutta palataan käytäntöön ”kaikki tieto löydettävissä 10 sekunnissa”. Jos oikeasti halutaan kulkea tätä tavoitetta kohti, niin minun ehdotus käsittää kaksi kohtaa: 1) projektin/hankkeen johtava henkilö oikeasti pystyy näkemään kokonaisvision ja kykenee ohjaamaan sitä kohti 2) tavoitteissa on ”kaikki tieto löydettävissä 10 sekunnissa” ja suunnitelmia tarkistetaan säännöllisesti tätä tavoitetta vasten.

Vastaa